Perangkat dan Peralatan Perkantoran Yang Dibutuhkan Guna Menunjang Sebuah Bisnis

1. Meja Kantor

Meja Kantor

     Meja kantor merupakan salah satu furniture yang didesain secara khusus untuk peralatan kantor. Bentuk meja yang didesain untuk kebutuhan kantor ini biasanya dilengkapi dengan beberapa laci yang bisa digunakan untuk menyimpan berbagai macam arsip, alat tulis, maupun perlengkapan penting lainnya.

2. Kursi Kantor

Kursi Kantor

     Kursi kantor merupakan salah satu peralatan kantor yang memiliki berbagai desain, bentuk serta ukuran beragam. Kursi kantor ini biasanya dirancang khusus untuk perkantoran, dibuat sedemikian rupa sehingga mampu memberi kenyamanan bagi penggunanya.

3. Lemari Arsip

Lemari Arsip

     Lemari arsip merupakan peralatan kantor yang berfungsi untuk menyimpan berbagai arsip kantor seperti surat penting, surat-surat masuk dan keluar, nota, kwitansi dan berbagai dokumen lainnya. Dengan adanya lemari arsip ini biasanya berbagai data perusahaan akan tersimpan lebih rapi dan aman.

4. Box File

Box File

     Box file atau yang sering disebut sebagai kotak arsip adalah peralatan kantor yang berupa kotak yang terbuat dari bahan plastik, multiplex, kardus ataupun alumunium yang digunakan untuk menyimpan arsip. Kotak arsip biasanya memiliki warna yang beragam, hal ini untuk mempermudah pencarian setiap arsip didalamnya. Fungsi dari kotak arsip sendiri adalah untuk menjaga kerapihan meja kerja agar dokumen-dokumen penting tidak berantakan.

5. Mesin Fotocopy

Mesin Fotocopy

     Mesin fotokopi adalah peralatan kantor berupa mesin yang berfungsi untuk menduplikasikan sebuah dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat, mudah, dan juga murah. Bagi perusahaan besar, mesin fotokopi menjadi penting keberadaanya untuk menduplikat berbagai dokumen.

6. Stapler

Stapler

     Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.

7. Perforator

Perforator

     Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.

8. Numerator

Numerator

     Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

9. Mesin Penghitung Uang

Mesin Penghitung Uang

     Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.

10. Mesin Absensi

Mesin Absensi

     Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.

11. Brankas

Brankas

     Brankas adalah sebuah lemari atau kotak besi yang tahan terhadap api dan memiliki kegunaan utama yaitu sebagai pelindung barang-barang berharga dari berbagai macam bahaya, seperti kebanjiran, kebakaran, pencurian, dll.

12. Jaringan Telepon dan Internet

Jaringan Telepon dan Internet

     Di era kemajuan teknologi dan informasi saat ini penggunaan telepon dan internet sangat dibutuhkan bagi perusahaan. Selain dapat digunakan sebagai media promosi melalui website maupun media sosial, salah satu peralatan kantor ini juga dapat dijadikan sebagai media berinteraksi dengan perusahaan lain ataupun dengan karyawan di internal perusahaan sendiri. Dengan jaringan internet ini para karyawan dalam perusahaan dapat terhubung secara online sehingga pemindahan data-data perusahaan apabila diperlukan dapat berlangsung dengan cepat.

13. Komputer

Komputer

     Komputer kantor merupakan salah satu peralatan kantor yang saat ini bisa dibilang penting untuk dimiliki. Selain dapat digunakan untuk pengetikan, mengolah data, pengarsipan, dan membuat design, komputer juga bisa digunakan untuk sarana promosi.

Komputer terbagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok hardware maupun software dari komputer :

HARDWARE

1. Input Device (Perangkat Masukan)

    a. Pengetikan

        - Keyboard

        - ATM

        - Numeric Keyboard

    b. Gambar

        - Penunjuk

          -> Trackball

          -> Mouse

          -> Trackpad

          -> Joystick

        - Pengambil

          -> Terformat : Barcode, Scanner, OMR, MIC, OCR

          -> Tidak Terformat : Image Scanner, Camera Digital, Pembaca Retina Mata, Finger Print Reader

        - Suara

          -> MIC

          -> Speech Recognition

        - Video

          -> Camera Video

        - Gerakan

          -> Glove

          -> Walker

        - Lain-lain

          -> Sensor

          -> RFID

          -> Pembaca Kartu Cerdas

          -> Pembaca Kartu Magnetik

2. Output Device (Perangkat Keluaran)

    a. Softcopy Device

        - Monitor -> Proyektor

        - Suara

    b. Hardcopy Device

        - Printer

        - Plotter

        - Computer Output Microfilm

3. Process Device (Pemroses)

    a. CPU (Central Processing Unit)

    b. Memori (Memory)

    c. RAM (Random Access Memory)

    d. ROM (Read Only Memory)

    e. Processor

    f. Motherboard

4. Secondary Storage Device (Penyimpanan)

    a. Piringan Magnetik

        - Hard Disk

        - Flask Disk

    b. Pita Magnetik

    c. Compact Disk (CD)

SOFTWARE

1. Operating System (Sistem Operasi) : Ms. DOS, Windows, MAC OS, Linux, dll

2. Utility (Program Bantu) : Anti Virus, PC Tools, Windows Explorer, dll

3. Aplication (Aplikasi)

    - Pengolah Kata (Word Processor) : WordStar, WordPerfect, Ms. Word

    - Pengolah Angka (Spread Sheet) : Lotus, Ms. Excel, Quattro Pro

    - Pengolah Data (Database) : Dbase, FoxPro, Ms. Access

    - Pengolah Citra (Drawing) : CorelDraw, 3DStudio, Adobe Photoshop

4. Compiler/Interpreter : Pascal, Delphi, Visual Basic, Visual FoxPro

     Disamping hardware dan software, yang tidak kalah penting dari komputer adalah jaringannya. Kali ini saya menggunakan jaringan komputer LAN (Local Area Network) karena lebih irit dalam pengeluaran biaya dan penggunaan kabel. 

Selain itu, guna menunjang sebuah bisnis perlu juga diadakan sebuah promosi. Media promosi yang saya gunakan antara lain :

a. Media Cetak : Koran, Majalah, Brosur, Poster, Banner, Flyer

b. Media Elektronik : Televisi, Radio

c. Media Internet : Jejaring Sosial, Website, E-Commerce

     Jika sebuah perusahaan sudah berdiri lengkap dengan perangkat dan peralatan kantornya, sebagai seorang pendiri juga harus memperhatikan bagaimana cara mengamankan aset perusahaan tersebut. 

     Cara melindungi aset secara fisik antara lain dengan mengunci gudang persediaan, bagian kas & brankas, menunjuk personel yang bertanggung jawab guna menjaga dan memegang kunci-kunci penting tersebut dan juga memasang CCTV untuk membantu memonitor area perusahaan.

Sedangkan cara melindungi aset/data perusahaan secara digital dapat dilakukan dengan cara menyimpan atau memback-up seluruh aset/data pada beberapa penyimpanan dibawah ini :

a. Flashdisk

b. CD dan DVD R/RW

c. Hard Drive Eksternal

d. Hard Drive Tambahan

e. Penyimpanan Online / Cloud Computting

Selain harus mem-backup data yang dimiliki, dibawah ini terdapat beberapa tips mengamankan data pada komputer perusahaan :

- Gunakan Software Anti Virus

- Blok file yang sering mengandung virus

- Blok file yang menggunakan lebih dari 1 file extension

- Gunakan firewall untuk koneksi ke Internet

- Autoupdate dengan software patch

- Backup data secara reguler

- Hindari booting dari floopy disk USB disk

- Terapkan kebijakan Sistem Keamanan Komputer Pengguna

- Jangan download executables file atau dokumen secara langsung dari Internet apabila        ragu-ragu asal sumbernya.

- Jangan membuka semua jenis file yang mencurigakan dari Internet.

- Jangan install game atau screen saver yang bukan asli dari OS.

- Kirim file mencurigakan via emai lke developer Antivirus untuk dicek.

- Simpan file dokumen dalam format RTF (Rich Text Format) bukan *doc. (Apabila anda        merasa ada masalah pada program Office)

- Selektif dalam mendownload attachment file dalam email.